Arhivarea documentelor contabile este reglementata prin Ordinul 3512/2008. Conform acestuia, persoanele juridice au obligaţia păstrării in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.
Locul pastrarii documentelor contabile
Registrele si documentele justificative contabile trebuie sa fie pastrate la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
Externalizarea serviciului de arhivare a documentelor contabile
Arhivarea registrelor si documentelor justificative si contabile se poate face, pe baza unor contracte de prestari de servicii, si de catre alte persoane juridice romane care intrunesc conditiile corespunzatoare. In cazul externalizarii serviciului de arhivare a documentelor contabile, raspunderea revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Termenele de pastrare a documentelor contabile
- statele de salarii : 50 de ani
- registrele si documentele justificative si contabile : 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu excepţia:
- facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile. Acestea se vor pastra pe o perioada care incepe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada
- urmatoarele documente se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani, daca necesitatile unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare: nota de receptie si constatare de diferente, bon de primire in consignatie, bon de predare, transfer, restituire, bon de consum, bon de consum (colectiv) fisa limita de consum, dispozitie de livrare, fisa de magazie, fisa de magazie (cu doua unitati de masura), lista de inventariere, lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), chitanta, chitanta pentru operatiuni in valuta, dispozitie de plata/incasare catre casierie, decont pentru operatiuni in participatie, ordin de deplasare (delegatie), ordin de deplasare in strainatate (transporturi internationale, decont de cheltuieli pentru deplasari externe), decont de cheltuieli valutare (pentru deplasari externe), nota de debitare-creditare, extras de cont, borderou de primire a obiectelor în consignatie, borderou de iesire a obiectelor in consignatie, jurnal privind operatiuni diverse, fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei), decizie de imputare, angajament de plata, documentelor financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani – se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Arhivarea documentelor contabile in cazul incetarii activitatii firmei
In cazul incetarii activitatii firmei, documentele contabile se arhiveaza sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
Reguli generale de arhivare a documentelor contabile
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face tinand cont de urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupează in dosare, numerotate, snuruite si parafate
- documentele se grupeaza in dosare cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat
- documente justificative si contabile se pastreaza in spatii asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului
- Eliminarea din arhiva a documentelor contabile
- Scoaterea din arhiva a documentelor contabile al căror termen de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. Un proces-verbal este intocmit si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
